プライバシーポリシー

第 1 条（取得する情報）

当事務所は、ポータルで次の情報を取得します。

1. ログインする方の情報：氏名、メールアドレス、所属する会社、役割、ログインの日時
2. お客様（顧問先）の業務の情報：帳簿・申告・届出の情報、通帳・カードの明細、レシート・請求書・証明書などの画像や PDF、給与の情報、メッセージ・AI とのやり取り
3. 年末調整の情報：従業員ご本人とご家族の氏名・生年月日・住所・続柄・所得・控除の情報、控除証明書などの画像
4. 利用の記録：お知らせの送信の記録、AI の機能を使った回数、ポータルを最初と最後に開いた日時

当事務所は、マイナンバー（個人番号）をポータルで取得・保存しません。画像に写っていた場合は読み取らず、撮り直しをお願いします。

第 2 条（利用の目的）

取得した情報は、次の目的の範囲で利用します。

1. 税務代理・税務書類の作成・税務相談・会計・給与計算・年末調整など、顧問契約に基づく業務を行うため
2. ポータルの機能（帳簿の表示、書類の読み取り、AI による回答・候補の表示など）を提供するため
3. お客様・従業員の方へのご連絡・お知らせのため
4. ポータルの安全な運用、不正な利用の防止、不具合の調査と改善のため

第 3 条（AI の利用）

1. ポータルでは、書類の読み取りや質問への回答に、Anthropic, PBC（米国）の AI「Claude」を、同社の法人向けの API の商用規約に基づき利用します。
2. AI には、その処理に必要な範囲の情報だけを渡します。例えば、読み取る書類の画像、御社の帳簿・申告の要約、同じ話題の直近のやり取りなどです。
3. Anthropic 社は、商用規約により、受け取った情報を AI の学習に利用しません。受け取った情報は、原則として 30 日以内に削除されます。
4. AI に渡す情報は、その会社の分に限ります。ほかの会社への回答に使うことはありません。
5. AI の回答や読み取りの結果は参考情報です。申告・帳簿に使う内容は、当事務所が確認します。

第 4 条（外国にある第三者への提供）

1. 前条の AI の処理のため、個人情報を米国にある Anthropic, PBC に提供します（処理の委託）。お客様には、ポータルの利用の開始時（この規定の施行時に利用中の方は、施行後に最初にログインしたとき）に同意をいただきます。
2. 米国の個人情報の保護の制度については、個人情報保護委員会が公表している情報（「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」）をご覧ください。
3. Anthropic 社は、同社の商用規約とデータ処理に関する補足条項（DPA）に基づき、情報を安全に管理する措置を講じています。

第 5 条（第三者への提供・業務の委託）

1. 当事務所は、法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
2. 当事務所は、業務に必要な範囲で、次の事業者に個人情報の取り扱いを委託します。委託先は適切に監督します。

第 6 条（安全管理のための措置）

1. 通信の暗号化（HTTPS）を行います。
2. データベースの行ごとのアクセス制限により、会社ごとにデータを分けます。
3. ポータルへのログインは、お客様が招待した方と当事務所の職員に限ります。会社の中では、メニューごとに見られる人・編集できる人を管理者が決められます。
4. 当事務所の職員には守秘義務があります（税理士法第 38 条）。個人情報の取り扱いについて教育を行います。

第 7 条（保存期間と削除）

1. ご契約中は、情報を保存します。
2. ご契約の終了後は、税理士の業務の記録として法令で保存が求められる期間（7 年）保存し、その後に削除します。
3. ご契約の終了前でも、ご依頼があれば、法令で保存が必要なものを除き、削除します。

第 8 条（開示・訂正・利用停止などのご請求）

ご本人から、保有する個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用の停止・第三者への提供の停止のご請求があった場合は、ご本人であることを確かめたうえで、法令に従い対応します。

第 9 条（お問い合わせの窓口）

エクセライク会計事務所　東京都豊島区東池袋4-21-1 OWL TOWER 2階

個人情報の取り扱いの責任者：所長 伊藤温志

メール：info@tax.excelike.co.jp　電話：03-5928-0097（平日 9:30〜18:30）

第 10 条（改定）

このポリシーを変える場合は、変更の 2 週間前までにポータルでお知らせします。大きな変更のときは、改めて同意をいただきます。